Praktisk tilrettelegging av kommunikasjon
Den praktiske tilretteleggingen omfatter alt fra å ha hensiktsmessige kanaler for formidling av informasjon, til å legge forholdene til rette for både medier og seg selv.
Formidling av informasjon
Det anbefales at dere bruker eksisterende kanaler, fortrinnsvis kommunenes eller enhetenes nettsider eller sosiale medier. Kystverket har god erfaring med å publisere jevnlig på sosiale medier, samt ha en samleside på nettsidene som oppdateres straks det finnes ny informasjon.
Den viktigste informasjonen og siste statusoppdatering skal alltid ligge på Kystverkets akuttweb, så ved å publisere en link til denne siden vil en god del av informasjonsbehovet være dekket.
Ved store hendelser der mange beredskapsetater er involvert vil den norske kriseinformasjonsportalen også være aktiv.
Legg til rette for journalister
Sørg for at viktig informasjon og kontaktopplysninger er lett tilgjengelige i all ekstern kommunikasjon. Ha gjerne faktabokser og linker til relevante nettsider klare, så det er enkelt å sende ut.
Ved mer omfattende kommunikasjonstiltak kan det være lurt å opprette et presserom/arbeidshjørne for journalister, med nødvendige fasiliteter. Heng gjerne opp en tavle med kontaktinformasjon og annen informasjon som de trenger.
Mediehåndtering
Pågangen av presse kan tidvis være stor. Dagens mediebilde består av mange aktører som ønsker oppdateringer ofte. Derfor er det viktig å sørge for gode og pålitelige kanaler for jevnlig formidling av informasjon. Journalistene må ha kunnskap om hvem eller hvor de skal henvende seg for informasjon. En dedikert pressekontakt er det naturlige kontaktpunktet for mediene.
Pressekontakten skal:
- Ta imot henvendelser fra pressen. Faktaspørsmål kan besvares, men uttalelser om overordnede forhold bør henvises til aksjonsledelsen eller Kystverket, dersom ikke annet er avtalt. Eksempel på overordnet spørsmål kan for eksempel være Hvem sin skyld er dette utslippet? eller Er norsk oljevernberedskap god nok?
- Sørge for oppdatert e-postliste til medier, samarbeidspartnere og berørte parter.
- Følg opp ubesvarte pressehenvendelser (hvem, hvilket medium, telefonnumre, hva henvendelsen gjaldt).
- Overvåke pressen og sosiale medier. Følge opp med eventuelle nødvendige korrigeringer/ presiseringer.
Virkemidler for informasjonsspredning
Nettsider: all informasjon, uansett hvordan den distribueres, skal også legges inn på nettsider.
Sosiale medier: Kystverket bruker i hovedsak Facebook og X for å dele informasjon, og bruker disse aktivt under en aksjon. Bruk de kanalene der dere treffer flest relevante mottakere.
Informasjonsskriv på e-post: Kan brukes for å spre tilpasset informasjon til prioriterte målgrupper.
Statusoppdatering: Sørg gjerne for at det gis korte statusrapporter fra aksjonen/ hendelsen på faste tidspunkt. Disse kan gjøres skriftlig på nett, med video eller i fysisk møte med mediene.
Pressemelding: Sendes ut når det er ting som har en vesentlig nyhetsverdi for mediene. Vurderingen av nyhetsverdi må gjøres nøye. Dersom man benytter pressemeldinger i tide og utide, kan man risikere at det ikke tas hensyn til pressemeldingen den gangen det virkelig er viktig at meldingen når frem.
Pressekonferanse: Terskelen for innkalling til pressekonferanse skal være høy. Eksempler på situasjoner der pressekonferanse kan vurderes er ved store endringer i situasjonsbildet eller vesentlige skader på mannskap eller utstyr. Ressurskrevende arrangementer som dette bør gjennomføres i fellesskap med Kystverket.
Direkte kontakt med publikum og berørte parter: Kommunikasjonstiltakene må i størst mulig grad treffe berørte parter og publikum. På alle stabsmøter og statusmøter bør man diskutere om disse gruppene er godt nok informert.