Denne veilederen er utarbeidet som støtteverktøy for IUA og andre tilsvarende enheter som deltar i en statlig aksjon mot akutt forurensning.
De generelle kommunikasjonsprinsippene og samarbeidsrutinene kan også benyttes under mindre hendelser der skadevolder selv eller IUA leder aksjonen.
Det er Kystverket som leder den statlige aksjonen mot akutt forurensning og som har det overordnede ansvaret for all mediehåndtering og kommunikasjon under aksjonen. Det betyr at pressemeldinger, pressekonferanser og lignende koordineres med Kystverkets kommunikasjonsfunksjon. Noen budskap er det behov for å lage lokal vri på, og det er det rom for, så lenge kjernen i budskapet er det samme.
Kystverket vil støtte og bistå kommunikasjonsarbeidet som utføres av IUA ved
behov.
Samtlige kommunikasjonsrådgivere i Kystverket, samt kommunikasjonsdirektøren,
har dedikerte ansvarsområder under en aksjon. Disse er beskrevet i Kystverkets beredskapsplan.
En av kommunikasjonsrådgiverne vil ha et spesielt ansvar for å følge opp samarbeidet med IUA om mediehåndtering og andre kommunikasjonstiltak. Kommunikasjonsdirektør i Kystverket har det overordnede ansvaret for all kommunikasjon under en aksjon mot akutt forurensing. Under en statlig aksjon mot akutt forurensing vil det ofte være svært hektisk den første tiden. Kommunikasjonsfunksjonen i Kystverket vil være bemannet i forhold til situasjonens omfang. Dette vil ofte innebære døgnbemanning under akuttfasen.
I den første fasen av aksjonen bør kommunikasjonsfunksjonen i IUA og Kystverket ha møter via telefon eller videokonferanse minst to ganger daglig. Disse møtene bør gjennomføres like i etterkant av stabsmøtene.
Når akuttfasen er over utarbeides en hensiktsmessig møteplan.
Det er viktig at IUA har en dedikert kommunikasjonsansvarlig/funksjonsleder for kommunikasjon til enhver tid. IUA og Kystverket skal holde hverandre oppdatert på bemanningsplaner og kontaktpersoner.
Informasjonen som går ut fra IUA og Kystverket skal være koordinert, slik at budskap og fakta samsvarer.
Mer omfattende kommunikasjonstiltak (pressemeldinger/ nye utspill / pressekonferanser) skal gjensidig varsles i god tid. I dette ligger også orientering om hovedbudskap og eventuelle særlige forhold.
I forbindelse med initiativ overfor målgrupper (f.eks pressekonferanser) i regi av IUA bør Kystverket stille med minst én representant. Ved tiltak i regi av Kystverket skal kommunikasjonsfunksjonen i IUA være representert ved behov.
Kystverkets akuttweb trer i kraft ved større hendelser eller aksjoner. Akuttweben er en del av kystverket.no, og har som mål å samle all informasjon relatert til en hendelse/oljevernaksjon på ett sted og bak en nettadresse. All relevant informasjon fra hendelsen publiseres fortløpende i akuttweben, og den skal alltid være oppdatert med siste nytt.
Akuttweben gir tilgang til fakta- og situasjonsanalyser, kart, bilde- og videoarkiv, nyheter og pressekontakter m.m. Målet er at nettstedet skal være den foretrukne kilden til informasjon for IUA, medier og andre interessenter, og avlaste pågangen til Kystverkets beredskapsorganisasjon.
